写信的格式、信封的格式、通知的格式、寻人（物）启示的格式

各种写信、信封、通知、寻人启事格式如下：

1 写信的格式如下：

“尊敬的XX：”或“亲爱的XX：” （顶格写，别忘了冒号）

（空二格）先向对方问好 ，长辈的话：“您好！”；平辈的话“你好！” 熟稔的话：“好久不见了！”之类的

正文 ，每段段首要空两格，标点符号记得占一格，若是标点符号刚好赶在一行的结尾，就不要单起一行写标点符号了，直接将它放在这行的结尾处即可。

结尾格式：一般性的祝词“此致”“敬礼”，格式是另起一行空两格写“此致”，“敬礼”下一行顶格写。给长者的信往往写“祝您健康长寿”，给朋友写“祝工作顺利”，给晚辈写“祝你学习进步”。

写信人署名 （靠右）， 写信日期（靠右）

2 信封的格式如下：

左上角填写收信人邮政编码

右上角贴上邮票

收信地址依次从大到小写在第一行

收信人姓名写在第二行中间   如：张三（收）

寄信人地址写在最后一行

寄信人邮编写在右下角

3 通知的格式

①通知的标题

通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关+主要内容+文种组成。如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国(境)旅游的通知》。

也可以省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。如《关于印发〈规范国有土地租赁若干意见〉的通知》(国土资发〔1999〕222号)。

发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。

批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。如《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》。

②通知的主送机关

通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。如人事部《关于解除国家公务员行政处分有关问题的通知》的主送机关：

各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)、监察厅(局)；国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门、监察局(室)：

由于级别、各称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。

③通知缘由

发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。

晓谕性的通知，也可参照上述写法。如《国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知》，采用了根据与目的相结合的开头方式；《国务院办公厅关于成立国家信息工作领导小组的通知》，采用的是以“为了”领起的“目的式”开头方式。

批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。

发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。

④通知事项

这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。

晓谕性通知，有时需要列出新成立的组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。

⑤执行要求

发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。

其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。

5  寻人（物）启示的格式

寻人（物）启示一般没有太大的格式要求，但是还是需要注意一下几点：

①形式灵活简单 

商业启事形式灵活，既可以利用媒体发布，也可以自行发布；既可以装入信封邮寄，也可以直接递交；具有一定条件的可以使用高级铜版纸、烫金印制，一般的也可以使用普通复印纸；纸张的大小可根据内容的多少确定，只要不显小气、俗气即可。

②内容简洁明晰

一个商业启事一般只说明一件事，内容简明扼要，文字精炼，语言应讲究简短有力，准确清晰，使社会公众一听或一看就能完全明白所启之事。

③传播效果良好

商业启事可以利用多种传播媒体，在一切可能的范围，在最短的时间内，最大限度地将所启之事告之于社会公众。而本身形式灵活简单、内容简洁明晰，使社会不同层次的公众普遍乐于接受。

第一步：设置文档并插入

首先，新建空白文档，默认新建的文档为A4，可以在“开始”——“页面设置”调整页面纸张的大小，如果做A4版面的信纸可以保留默认设置。然后选择要做为背景的，通过单击“视图”——“页眉和页脚”，将复制——粘贴到页眉或页脚中。

第二步：设置格式，调整大小布局

将设置为“衬于文字下方”，可以自由拖动，同时可以调整位置。单击，会出现“工具栏”。单击“文字环绕”按钮，选择“衬于文字下方”。

此时，当鼠标移动到上变成十字形时，可以随意移动你的到合适的位置。若是鼠标移动到边框上，鼠标会变成箭头状，就可以改变的大小。将调整到合适的位置和大小之后，关闭页眉页脚工具栏，这样一个带背景的信纸就初步完成了。

第三步：设置信纸的字体样式

可以根据信纸的风格，设置字体样式，按CtrlF1打开任务管理器，选择样式和格式。通过修改正文、段落标题样式。让文字与背景的效果达到统一，这样一个精美的信纸就完成了。当然，还可以多操作两步，制作首页不同的信纸封面册同样也简单。

英文信封书信格式

1、信头（Heading)

指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。

英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的．顺序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

日期的写法，如1997年7月30日，英文为：July 30，1997(最为普遍）；July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可写成97。

2、信内地址（Inside Address)

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

3、称呼（Salutation)

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。

（1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。

（2)写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。

（3)写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof Tim Scales, Dear DrJohn Smith。

4、正文（Body of the Letter)

位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你好！）

正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。

但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。

5、结束语（Complimentary Close)

在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。

（1)写给家人、亲戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等；

（2)写给熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等；

（3)写业务信函用Truely yours(Yours truely)，Faithfully yours(Yours faithfully)等；

（4)对上级、长辈用Yours obediently(Obediently yours)，Yours respectfully(Respectfully yours)等。

6、署名（Signature)

低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。

例如：

Dear Sir/Madam:

Please consider me for your Sales Management Program My background is one of selling ideas, concepts and programs, and of motivating myself and others to realize our potential

Attitudes predict behavior - or so goes the saying in sales If this holds true, I am sure to be as successful in sales management as I am in my college endeavors My unceasing optimism, self-determination and ability to set goals have allowed me to achieve academic and personal objectives

Because of my can do attitude, sales will provide the challenge and opportunity to continue my successful history of setting and achieving goals Please allow me the opportunity to elaborate on how my background predicts sales success I guarantee you'll be providing your corporation with an outstanding sales management Thank you for your attention

Sincerely,

Deng Yun

亲爱的先生／女士：

请考虑我加入你们的销售管理计划。我的背景是推销想法、概念和项目，并激励自己和他人实现我们的潜力。

态度决定行为——或者销售行业的俗语是这样说的。如果这是真的，我一定会在销售管理方面像我在大学里一样成功。我不断的乐观，自主和设定目标的能力让我实现了学术和个人目标。

因为我能做的态度，销售将提供挑战和机会，继续我设定和实现目标的成功历史。请允许我详细说明一下我的背景是如何预测销售成功的。我保证你们会为贵公司提供出色的销售管理。谢谢大家。

真诚地，

邓云