网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法

网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法,第1张

网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法

口龙志鹤

一、网络给文秘人员的沟通方式带来巨变

案例:高秘书在广州某外资企业任职,每天起来第一件事就是打开手提电脑,首先上网查看自己的电子邮箱,并浏览公司公告板上一天的工作安排,然后根据已经安排好的工作日程和领导指示在本公司的BBS上发布该日重要工作事项的通知,或者用电子邮件把那些要提醒领导的信息发往领导的邮箱。

像高秘书那样利用网络工作近些年人们已经司空见惯,也是大势所趋。现代网络环境下的文秘工作正在悄悄地发生革命性变化,网络给文秘人员的沟通方式带来了巨大变化。

首先,网络提高了文秘人员沟通的质量和效率。文秘工作的网络化使得文秘人员能够快捷地与外界交换信息。网络资讯服务、搜索引擎、网上银行、网络视频、邮件服务等为文秘工作提供了丰富的资源,大大方便了文秘人员的工作,提高了文秘工作的效率。例如网络沟通中搜索引擎的使用,不仅使传统搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决,而且文秘人员通过网络掌握了大量信息,真正做到了“眼观六路,耳听八方”,这就使得信息处理事务和参谋辅助工作得以落到实处。在信息发布方面,组织的通知、规章制度等以往通常必须印成书面材料,张贴出来或散发下去,不仅消耗大量的人力和物力,而且往往不能及时更新,现在通过网络特别是局域网沟通,一些重要情况的通报和上级指示精神的传达,通过信息渠道当时、当天即可完成,不仅节省了成本,而且提高了效率。

其次,网络实现了文秘人员沟通的新跨越。文秘人员不仅利用网络能收发电子邮件、了解相关新闻,而且能运用Office软件和其他实用软件来沟通和传递信息。例如,QQ、MSN、邮箱和BBS这些网络沟通资源方便快捷,其丰富多样的功能极大地提高了办公效率。另外,多媒体技术融计算机、声音、文本、图像、动画、视频和通信等多种功能于一体,文秘人员利用多媒体技术与办公自动化、图像处理技术、动画制作技术、音频技术、视频技术、多媒体扩展设备、Word文字处理技术、Excel表格处理技术、Powerpoint演示文稿制作等相结合,可大大提高文本处理、信息沟通的质量。

再次,网络促进了文秘工作方式的变化。网络沟通使得传统的抄抄写写式的工作方式受到极大冲击,文秘工作方式就要与之相适应。例如,处理信息时,文秘人员在办公室就能从计算机中调阅所需的信息资料,阅读电子信箱中的书信和各种文件目录表,接收***通过计算机发出的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。办会时,传统的会议往往在会议室、办公室或其他某个特定的会议场所举行,随着网络的发展,各种通讯技术的运用,与会人员足不出户,就能通过网络会议参与会议的整个过程;通过电视会议系统,不出差即可参加地区性或更大范围的会议。使用移动通信和网络,文秘人员可随时同外出的领导和工作人员保持联系,可大大减少出差人员和出差费用。

最后,网络促进了文秘工作职能的扩展。随着网络的发展,文秘工作的内容与以往相比有了很大的扩展。如视频会议中,需要秘书人员处理各种技术难题和通讯设备的连接问题。又如,把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询、及时有效地收集本单位的最新信息并在网上公布、定期编制简报、、汇总阶段性成果并在网上发布等,往往成为文秘人员的重要工作。

二、网络沟通时代文秘人员应具备的意识

一是要意识到有更多的智力补偿性任务有待自己去实施与完成。网络的飞速发展,新型办公设备与软件的使用,,使得文秘人员的手工劳动大大减少,智力方面的事务不断增多。由于领导没有太多的时间和精力了解这些设备与软件的用法,这就需要文秘人员花大力气去学习并掌握这些设备与软件的用法,以便随时为领导提供智力服务。

二是要意识到有更多的服务方式和服务范围有待自己去开拓。随着网络的发展,文秘人员可以凭借各种办公设备与软件为领导服务,服务方式多种多样,服务范畴更加广泛。文秘人员要密切关注当代科学技术的发展状况,更加敏锐地发现办公自动化的新产品新成果,不断地收集资料并归纳总结,找出有参考价值的信息,及时提供给有关领导,作为领导决策的参考依据。

三、文秘人员利用电子邮件沟通的方法

收发E-mail,对E-mail做及时处理,已成为文秘人员日常工作的主要任务之一。目前,越来越多的单位已将电子邮件作为正式公文来管理,档案的管理已不仅限于各类纸张文档,也包括各类来往的电子邮件。E-mail的沟通,本质上仍然属于书面文字语言的沟通。书写电子邮件时,措辞要得体,特别要注意自己的地位与角色。文秘人员接收和发送电子邮件似乎很简单,但在发送E-mail的过程中,经常会遇到上传文件的特殊情况,这需要文秘人员掌握一定的方法技巧。

(一)上传有特殊要求照片的方法

用数码相机等数码设备拍摄的高像素,因容量比较大,要直接把传到网上很不方便;如果对方对所传照片有大小尺寸的要求,就需要对进行压缩。例如,要求照片宽480x高640,大小≥30KB且≤60KB,文件格式为“jpg”,就可以利用以下几种方法来处理。

方法一:利用Windows自带“画图”工具来完成。

用鼠标选中需要处理的照片,单击鼠标右键弹出菜单,并点击选择“编辑(E)”,即用“画图”工具打开该照片。点击“图像一拉伸和扭曲”,弹出“拉伸和扭曲”对话框。在“拉伸”单元中,可按“水平”和“垂直”的要求调整照片。如值设置为“30%”,然后,点击“文件-另存为”,出现“保存为”对话框,只须选择要保存的为“jpg”格式即可。

方法二:采用使用广泛的ACDSee软件来实现。

这种方法速度快,操作简便。一般系统都会自带ACDSee软件。

首先用ACDSee打开要修改的,单击“工具-转换格式”,在“格式”框选中“jpg”格式,再点“选项”设置好转换后文件的输出路径,点击“确定”完成转换。

然后用ACDSee打开要修改的,单击“工具一调整大小”。在“像素”处设定“宽度”和“高度”的像素值,这个数字由你确定,数字越小,输出的`就越小,再点“选项”设置好转换后文件的输出路径,点击“确定”完成转换。

方法三:使用光影魔术手、美图秀秀(美图大师)等电脑软件来实现。

这些软件往往具有特效、美容、饰品、边框、场景、拼图等功能,可以做出影楼级照片,还能做非主流、闪图、QQ表情、QQ头像等。以光影魔术手为例:

打开光影魔术手软件→打开所需要编辑的→点击工具栏上的“缩放”按钮一输入新的像素→点击开始缩放→缩放完成后点击保存→点击估算大小,可得知现在的大小(如果不满意可重新编辑)。

(二)按要求“启用宏”来填报有关内容并上传的方法

文秘人员尤其是科研教学秘书,经常要为领导网上填报有关内容并上传。以教育部科研项目的申报为例,对方往往要求把Word或Excel宏的安全性设为“中”。

文秘人员为什么要设置和启用宏?设置了宏,上传文件时,就会自动防护文件病毒,同时宏程序如果不启用对方无法打开文件。因为宏会控制文件的相应格式,如果不启用宏,文件的格式将无法上传,对方接到的文件将不是你所设置的格式,将会对文件内容产生影响,因此上传文件时必须启用宏。

首先要进行宏安全性设置。方法是:在“安全性”对话框(Word2003:“工具”菜单,“选项”命令,“安全性”选项卡,“宏安全性”按钮)中控制安全级别。安全级别有四个:“非常高”、“高”、“中”和“低”。一般的报表、文档要求宏安全级是“中”。使用此级别时,无论何时打开包含宏的工作簿,Word或Excel都会显示一个对话框,询问您是否要启用宏。单击“启用宏”则打开文档或工作簿,并允许在文档或工作簿中运行宏。

Word2007和Word2010用户,点击Word左上角“安全警告”处“选项”中的“启用此内容”即可。

四、利用E-mail沟通管理时应注意的事项

E-mail可能成为有意或无意泄漏机密的主渠道。据调查,美国大约3/4的大型企业利用特殊软件检查员工的电子邮件,防止泄漏公司机密。为此,文秘人员在管理电子邮件时首先要预防电子邮件病毒。计算机病毒可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播,危害很大。对付邮件病毒,第一是防,如拒收陌生人的邮件,不从陌生的站点下载文件;第二是杀,如果不慎下载了邮件病毒,可以利用杀毒软件查杀邮件病毒。同时,要注意以下一些事项。

第一,尽量使用专门的邮件管理程序。现在某些网站提供的免费邮箱服务主要供个人使用,用于办公业务则不太安全且不太方便。而专用的电子邮件管理程序可以在离线状态下撰写邮件,可一次写上若干封,全部完成后再单击“发送”按钮自动发出。收信时自动将所有信件一次取回,然后可离线阅读。收发工作完成后自动断线。所以在线时间全部是在传输信件,效率将大大提高。

第二,正确设置E-mail软件。正确设置E-mai软件,如使用Outlook,OutlookExpress等软件提供的“收发邮件后自动挂断链接”、“挂断前提示是否要挂断”等功能,邮件收发结束就会自动断线。

第三,多申请几个来自不同站点有着不同用途的免费邮箱。例如,用一个邮箱专门收取私人信件,—个邮箱处理公务信函,一个邮箱收订电子刊物等。

第四,及时取消订阅的邮件列表和电子刊物。如果确信不再需要所订阅的邮件列表和电子刊物,要及时取消订阅,不然电子邮箱会塞满各种无关信息。

第五,公共场合尽量少填写个人信息。在聊天室和一些需要登记个人信息的场合,要尽可能少填写个人信息,以免遭到垃圾邮件的侵袭。

第六,及时整理邮箱。检查邮箱并及时删除已经下载的邮件,删除尚未阅读但确信无用的邮件,以节省时间和邮箱空间。

第七,注意清除浏览器的历史记录和缓存。当在公用的计算机上收发电子邮件后,应该清除浏览器中的历史记录和缓存,以防别有用心的人查看这些信息。

参考文献:

[1]周贺来,连为民.办公自动化实用教程[M].北京:高等教育出版社,2010

[2]蔡超,秘书网络实务[M]北京:高等教育出版社,2005

[3]郭建庆.秘书导论[Ml北京:高等教育出版社,2008

[4]黄若茜,陈琼瑶,秘书理论与实务[M]北京,清华大学出版社,2007.

(作者单位:大连大学)

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