酒店会议厅空间场所特征

酒店会议室设计要点有以下几个方面。首先，要注意尺寸。座位一般按07m/座设计，小于30座的室内净高不25m,30座以上的室内净高应在30m以上。其次，要有清晰的导向标识系统、独立的交通流线、良好的隔声效果。为了防止噪声，地面可以铺设地毯，墙壁可以使用软包。注意顶面的设计要烘托整体氛围。整体色调宜淡雅，采用无强烈对比色彩的装饰。

酒店会议室设计按规模可以分为:

①200~500人用的大会议室，可以用于典礼、招待会和大型团体会议等;

②30~150人用的中小型会议室;

③10~20人用的临时会议室;

④满足其他专门要求的会议室。

1、酒店客房和会议室的营销方案~急~急~跪求2、漳州五星级酒店如何进行产品营销3、我们酒店有会议室要出租，有什么办法能推销自己酒店的会议室4、会议营销座谈会方案5、酒店营销方案酒店客房和会议室的营销方案~急~急~跪求

有外地客的客源是好事！散客应该好好的把握，为了增加客源，可以主动出击，将周边的公司行号、机关团体列为对象，主动上门跟他门签订优惠特约，建立自己的签约约客户群。

会议团体、旅行团的开发亦应该有专人用专案的方式进行开发。

客户开发的消费层一定要跟饭店级别相符！这样客人才能累积。

内部的管理、服务水平一定要掌握好！这是业务开拓的基础。

漳州五星级酒店如何进行产品营销

漳州五星级酒店产品营销方案如下：

（一五星级酒店营销类型。第一种散客营销。酒店营销类型中最大的潜在消费群体--散客。这一部分消费群体可以打电话到酒店预订房间；也可以通过酒店官网网上预订房间；近年来受OTA影响，顾客可以在携程、艺龙、Expedia、Agoda等第三方平台进行预订；也可以通过旅行社代订房间；常见的是公司客人预订。第二种团队营销。团队销售额对酒店业绩的影响占很大比重，并为酒店淡季房间的销售业绩做主要的贡献。以大连香格里拉团队预订为例，旺季时团队预订以旅行社的团队较多以旅游为主，旺季团队的房间需要提天预订。淡季时团队预订以公司团队召开会议并需要住宿的团队为主。淡季的住房率与旺季的住房率相比会有至少20%的下降幅度。第三种宴会营销。在高端酒店营销中称为最盈利的营销。以大连香格里拉大酒店9月宴会销售收入为例，17年9月宴会收入28676516元，比16年同期增长6%。收入中包括三大来源，社会组织、婚宴以及团队的宴会收入。第四种会议营销。在酒店基础设施中占地面积较大的还有会议厅。大小会议室、多功能厅等同样是酒店的卖点。酒店为了完善设施会定期维护保养会议厅，吸引更多购买会议场地的消费群体。

（二高端酒店营销渠道--以大连香格里拉酒店为例。客人可直接在香格里拉全球订房中心选择入住城市大连或者通过集团官网、贵宾金环会、官方微信公众平台预订。公司协议预订，每年各地公司会和酒店签订协议价，公司员工差旅入住时可以享用协议价入住。第三方订房平台预订。在与大连香格里拉合作的将近十种OTA中，订单率最高的携程，也有艺龙、Agoda等。根据相关政策，符合条件的差旅客人也会根据其住店时间的长短而累积不同数量的航空里程。此外有旅行社团队预订。分为大批量房间数量的预订、散客或少量小团体预订。如大连中旅CTS等。

我们酒店有会议室要出租，有什么办法能推销自己酒店的会议室

1、根据会议室大小、设施情况及提供的配套，确定潜在客户在哪里；

2、有针对性的制定营销方案，然后实战、测试、优化再实践再优化后形成自己的一套盈利的营销系统；

把自己的优势说出来，区别于其它酒店会议室的特色是什么？能给与客户的有哪些？另外，看一下谁已经有了你的准客户，找到他合作效果会更好，能更快的找到客户并成交。

会议营销座谈会方案

营销座谈会马上快要开始了？你做好相关方案了吗？本文是我精心编辑的会议营销座谈会方案，希望能帮助到你！

会议营销座谈会方案篇一

一、会议目的：通过此次招商会议，达成参会经销商及时与公司合作的意向，为启动市场做好铺垫。

二、会议主题：倡导健康，创造佳品，引领双赢。

三、会议时间：xx年10月15日-10月17日期间，第一天下午报到，第二天

上午8：30正式会议。

四、参会人员：

1、政府领导，包括政府领导，家电协会会长

2、康佳集团领导、厨卫事业部领导、技术部代表、品质部代表、全国区域经理

3、全国经销商

4、会议工作人员：筹备组、调度组、后勤组、接待组、交通组、现场策划组成员

五、会议地点：暂定“秘书工作”酒店

六、会议筹备期(9月20日-10月15日

1、9月20日成立由部门领导组成的筹备组，并分配责任人，负责相关工作;

2、9月21日前由营销部提交《招商会议方案》草案，并交筹备组讨论，总经理审批通过。

3、9月22日-10月5日由各区域经理向已有合作意向的各省其他知名生活电器经销商和国美、苏宁等全国连锁销售企业发出《招商邀请函》。

4、10月1日之前确定好会议地址与参会人员(政府机关、媒体及业界人员名单。

5、公司内部成立司仪组或请专业司仪公司负责接待工作。

6、人员分工(详见表2

7、10月14日之前完成公司及工厂现场5s工作，完成相关接待物品的采购及信息传递。

8、10月5日之前营销部经理负责整个招商会议的费用预算，报营销总监审核，总经理签字通过。

七、会议召开期(10月16日

1、具体会议流程(详见表1;

2、各组工作内容及要求见表2《人员分工及工作职责说明》;

八、会议结束期(10月17日

1、会议现场的清理;

2、与酒店的费用结算;

3、带领经销商参观公司及生产现场;

3、会议结束后，各区域经理负责区域经销商的招商洽谈及返程事宜的协助。

九、会议总结期(10月17日

1、招商会议工作总结

2、下期工作计划及目标

表一：

一、会议议程

日期时间项目发言/负责人备注

101512：00-18：30与会嘉宾接待接待组

18：30-21：00晚餐后勤组

10167：00-8：00早餐后勤组

8：00-8：30与会人员入场接待组播放公司宣传广告片

8：30-8：40主持人致开幕词、介绍与会嘉宾主持人开场音乐

8：50-9：05家电协会代表致辞

9：05-9：15集团总裁致欢迎辞

9：15-9：45公司总经理主题发言(公司愿景及发展规划总经理播放ppt发言稿

9：45-10：00会间休息10分钟播放公司广告片

10：00-10：40招商主题及市场运营思路营销总监播放ppt

10：40-11：00新产品揭幕仪式、宣布订货政策主持人、揭幕嘉宾

11：00-12：00分组座谈会各区域销售经理

12：00-13：30午餐及休息时间后勤组

13：30-14：00与会人员入会场接待组播放公司广告片

14：00-15：30座谈会，宣布订货最高奖及颁奖主持人激昂背景音乐

15：30-15：50宣布代理商名单及颁发代理证书主持人、颁证嘉宾播放音乐，注意现场气氛、颁证嘉宾及代理商的互动

15：50-16：30代理商代表发言及决心(2名讲话稿

16：30-17：00集体合影留念摄影组

17：00-18：00集体参观工厂营销总监

18：00-18：30休息30分钟后勤组

18：30-21：00晚宴，抽奖活动后勤组

10177：00-8：00早餐后勤组

中午12点前退房、返程后勤组、交通组

二、会议纪律及温馨提示

会议纪律

1、参会人员必须讲究文明礼貌，注意仪容仪表，保持衣着整洁得体大方，言谈举止文明;

2、会议期间不得无故缺席、迟到、早退，不得中途退会;

3、会议期间将手机调至无声或震动状态，禁止在会议室抽烟、大声喧哗、交头接耳、打瞌睡或接听电话，重要事项请在会议休息期间或会议结束后解决;

4、参会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动;

5、休息期间不要干扰正常秩序，不得高声喧哗、嬉戏;

6、请爱护酒店内的设施，不在会议室的课桌上乱涂乱画，不要有乱吐、乱扔等破坏会议环境的行为;

7、个人财产自行保管，人离锁柜锁门，贵重物品随身携带;

8、对酒店任何物品或设施造成损坏都要照价赔偿;

9、参会人员不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。

温馨提示

1、区域经理负责各区域代理商的业务洽谈、跟踪，及其他事情的协助办理;

2、产品展厅设在发布会现场，展示康佳新品，揭幕仪式为16日上午;

3、会议期间提供早餐、午餐和晚餐，用餐时敬请带好嘉宾证及餐_，酒店凭嘉宾证及餐_用餐;

4、16日晚宴期间举行“幸运抽奖”活动和节目表演，请带好嘉宾证，凭嘉宾证编号参与抽奖;

5、会议期间为了您的人身及财产安全，请配合会议日程安排，不得擅自离开酒店，遵守酒店管理制度，个人财物妥善保管，您有什么需要，可与会务组联系。

6、会务组联络表：

组织项目项目内容联系人联系电话

会议协调协调整个会议所有事项

膳食住宿安排安排所有参会人员中餐及晚餐(含用餐人数、地点等，安排所有参会人员住宿(含住宿人数、地点、房间编排等

会务组织会议期间事务跟进、参会人员接送车辆安排、返程车票的预定

会议预算方案

1、交通费用,交通费用可以细分为：

(1、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的`技术支持与维护费用。

值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比，否则可能影响会议的进行。

另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。

如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。

对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。

找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。

会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用

(2、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。

如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。

在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

(4、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。

承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。

通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。

但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：

6、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。

如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

c、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。

在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

d、其他——点心、水果及调制色酒

5、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。

杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用。

会议营销座谈会方案篇二

XX年2月13日，将召开XX年销售工作会议，通过行业形势，总结全年度的销售工作，找出工作中的得与失，统一思想认识，明确XX年的销售工作的重点与方向。

一、会议主题：XX年度公司销售工作会议

二、会议时间：XX年2月13日08：30-11：30

三、会议地点：公司一楼多功能厅

四、参加人员：

一、总经理徐副总黄副总总调刘佳荣张金平俞峰

二、市场部全体人员

三、国贸部全体人员

四、公司各部门主管

五、会议内容：

1、总经理分析行业形式，总结XX年公司销售工作思路，作XX年销售工作规划，并宣布XX年销售指标与销售政策(各种奖励政策

2、电子件各办事处作XX年销售业绩汇报

3、表彰XX年销售先进人员

六、公司销售先进表彰奖项设置及奖励金额：

对XX年度销售的先进进行表彰奖励，奖项设置及奖励金额为：

1、电子件销售和货款回收两项指标同时超过1800万：1名(奖励为8万元;

2、电子件销售和货款回收两项指标同时完成：3名(奖励为3万元;

七、会场布置：

1、签到表(2张

2、会议室宣传横幅：XX年度销售工作会议----暨XX年度销售先进表彰大会;

3、会议ppt;

4、奖牌制作(六张：xxx同仁，在XX年度销售工作中，表现突出，成绩显著，被评为XX年度公司销售精英。

特发此证，以资鼓励!

5、台花(一盆;

6、礼炮(两只;

7、花环(六束;

八、注意事项：

1、会议期间参加会议公司人员必须统一着工作服，佩戴工作牌;

2、会议期间参加会议公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席;

3、会议期间参加会议公司会议人员注意会议秩序，确保会议圆满成功!

编制：审核：批准：b

酒店营销方案

酒店营销方案（一

为了提高酒店经济效益，激发全体员工的营销意识与竞争意识，本着激励与约束、效益与利益相结合的原则，特制定此营销方案。

一、办卡提成：

1、前台及其他部门员工销售会员卡按每张3元计提（会员卡29元/张。

2、储值卡提成：一次性充值5000元以下按2%计提，5000元以上（含5000元按3%计提。

二、酒店全体员工，根据个人渠道介绍而来的客户，根据房价不同，比例不同给予记提。

1、门市价入住：25元×入住房间数×天数

2、9折入住：20元×入住房间数×天数

3、85折入住：15元×入住房间数×天数

4、8折入住：10元×入住房间数×天数

入住房价低于8折，不予计提。

所有销售，必须由所介绍员工提前预订，入住当日必须由介绍员工本人、前台当班员工、前厅经理同时签字确认，未提前预订或未签字确认的，不予计提。

领导介绍、门市散客、网络订房、协议单位住宿、客户自己上门联系住宿的会议团队不计入个人业绩。

三、出租车提成

凡出租车司机持本酒店出租车提成卡送客人，入住成功后，发放此编码提成卡的员工每次给予5元提成奖励。

四、发放方法

前厅经理于每月初将营销统计表、出租车提成奖励统计表交于财务室，财务根据所提交的营销金额核对是否现金到账，并签字确认。到账结算，一月一结，随工资发放。未到帐的，提成计入到账当月发放。

此方案自20xx年02月06日起开始实施。

酒店营销方案（二

四川铁道大酒店拟定于9月试营业，她经过精心的设计和改造，将以三星级的新面貌面向市场。但面临激烈的'市场竞争，酒店高层为激励全体员工积极地参予营销工作，特草拟以下全员营销奖励方案：

一、全员营销定义

全员营销即每位员工（前厅部的总台接待、总台收银和营销部所有人员除外都可作为酒店的一名销售人员，通过自身的人脉关系（即亲戚、朋友等为酒店介绍客源（团队和散客，以此增加酒店的销售收入。

二、团队定义

一次性用房在四间房以上称为团队。

三、营销收入界定

酒店客房、会议室、堂吧收入。

四、全员营销实施细则

1、对外报价

对散客、团队、会议室的消费统一按营销部的对外执行价报价。

2、统计管理

全员营销的预订单统一由营销部下单并统计，每月末交财务部审核。如未经营销部下单，直接到前台预订或登记，不计入全员营销的奖励范围。

3、奖励比例

A、散客销售奖励比例

销售价格240元/间。夜（含早奖励10元/间

销售价格260元/间。夜（含早奖励20元/间

销售价格300元/间。夜（含早奖励40元/间

B、团队销售奖励比例

销售价格180元以上（含早，四间以上奖励5元/间

C、会议销售奖励措施

按照客户消费总额部分的2%，奖励给员工个人。

4、奖励时间

每月月末经财务部审核确认后，统一发放。

5、奖励办法

A、如果是网络订房公司、旅行社来店消费的房间或会议，奖励对象只针对网络订房公司或旅行社，不再奖励其他人。

B、散客自己来店消费的，不能作为员工业绩而奖励给个人。

C、营销部要核实消费者的真实情况，严禁弄虚作假，伪造证明，虚假消费。一经查实除收回奖励外，给予营销部经济处罚500-1000元，当事者经济处罚200-500元，并视情况给予行政纪律处分。

方案四：酒店全员营销方案

为满足消费市场需求，同时调动酒店员工的工作积极性，为酒店创造好的经营效果，综合本地区行业情况，结合本酒店的实际，特制订如下方案：

一、营销方案：

1、推销办理储值卡的提成：

根据办理储值卡金额（6000元起办提成。具体提成办法见《关于办理VIP客户储值卡的相关事宜》。

2、凡是酒店员工代预订婚寿宴、会议、团队，必须员工本人第一时间在酒店营销部登记并签订协议，由营销部文员登记，营销部主管核实有效，可按实际消费金额的15%提成，如消费后有其他折扣或优惠的，均不能享受提成。

3、在消费过程中，酒店员工谁代预定谁负责，其他相关部门人员必须全力协助接待。

二、奖励对象：

1、推销储值卡酒店全体员工均可参与。

2、代预订婚寿宴、会议、团队，酒店各部门主管以上管理人员、营销人员不参与，其他员工均可参与。

三、提成发放时间：消费产生并全部结账后，可在当月工资兑现。

四、因抢客造成客人不满意或因利益等方面怠慢客人的情况，该次提成全部抹零还将按酒店《质量管理条例》执行惩罚。

酒店营销方案（三

一、目的

调动员工全员营销意识，提高服务质量；

二、操作方案

适应对象一：各部门员工

1、提成方案

凡自己顾客在酒店任何部门消费都按实际消费金额提成2%算做个人业绩提成；

2、业绩确认

员工客户必须由本人亲自向消费部门经理在客到之前提前预定有效；

适应对象二：各吧台收银、接待、预定员、DJ、足浴技师、部门主管、部门经理

1、提成方案

凡自己的客户除去本部门消费外，在酒店其它部门消费都按实际消费金额提成2%算做个人业绩提成；

2、业绩确认

员工客户必须由本人亲自向消费部门经理在客到之前提前预定有效；

三、操作规定

1、当日员工业绩统计，由各营业部门经理次日在上班之前，将统计表交到陈玲处；

2、员工业绩提成月底统一在财务室领取；

3、同一批顾客在酒店的消费由第一预定人负责接待到底，其他接待人全力协助接待；业绩算第一预定人的；

4、各营业部门经理必须认真履行好自己的职责，如出现不公、渎职、处理不好各种协调工作或给员工解释不到位等情况，将受到相应处理；

5、顾客主动打电话到酒店任何部门预定都不算做个人业绩；

6、远大公司客户均不算业绩；（集团公司、工厂、贸易、房产、酒店内部

7、以下几种行为将受到酒店严厉调查处理；

（1适应对象二利用职务之便将本部门业绩倒卖或馈赠给其他部门员工的；

（2接受他人利用职务之便馈赠业绩者；

（3因抢客户造成顾客不适应、不满意者；

（4因利益或者私人恩怨怠慢顾客者；

（5以任务为借口或者透露，从而给社会带来对酒店不良评价者；

四、以上方案未尽之处以行政人力资源部通知为准；

五、以上方案自20xx-8-1日起正式试行。

会场的布置、会场布置要求、怎样布置会场

布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外，在布置场地时，你仍须注意以下几项：

(1)应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，你最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，你也可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

(2)如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。

(3)准备视听器材。黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是：幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。

(4)除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。

(5)当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。

不论你对会议的规划有多详尽，不论你对会议的准备工作有多周全，倘若在开会前你对会场不作最后的审视，你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中有一则很具警惕性：假如有任何事情可能出纰漏，则一定会出纰漏，而且就在最不应该出纰漏的时候出纰漏。基于此，在开会前的半个小时至一个小时，你最好是亲自或是派人到会场审视以下四件事是否作好：

(1)座位是否按原定计划编排

(2)视听器材是否准备妥当如果用幻灯机或投影机，则其焦距是否已事先调整妥当如用放映机，则其焦距、音量等是否已调妥如用麦克风，其声音效果是否事先已调好幻灯机、投影机及放映机是否已备妥额外的灯泡你自己或是在场的助手是否懂得对视听器材作简单的维修工作

�(3)会议有关的资料是否齐全这包括准备会中派发的资料、姓名卡片、张纸、铅等等

(4)必要的时候，再致电与会者提醒他们开会时间及地点。特别是在会议通知已发出去很久的情况下，开会前的提醒功夫，颇能产生实效。

许多业务会议中途搁浅，因为物质上的不舒适影响思考和倾听。如果会议室没有外部干扰和噪音，空气流通，温度控制适当，思维就能最好地发挥作用。理想的会议室应该是座位不拥挤，视线好，听得清楚，照明要明亮而不耀眼。这种综合的环境条件比你想象的难以找到。

桌椅和发言人讲台的实际布置不仅取决于开会的人数，而且取决于会议的目的

拍卖会：其座位安排要求全部听众能看清楚喊话人及他手中所拿的东西。由于这种会议往往处于独断独行，不需等待反应或小组讨论，因此座位布置可采用下述两种形式：

(1)剧场式。选用现成的礼堂，或将椅子排成一行一行。开会的时间长短是至关重要的。要知道即使是最好的剧院，备有最舒适的座位，也很难期望观众集中注意力超过两个半小时，

包括中间休息半小时。

(2)教室式。如果需要作记录，或者是超过两小时的会，就用带写字板的椅子或布置成排桌子。两个人一张2米的桌子才适于工作以及安放玻璃杯、饮水瓶和烟灰缸--如果需要的话。(记住要使吸烟者与不吸烟者分开来坐。)桌与桌之间要保持适当距离，以便开会时座椅的搬动和参加者的走动。

解决问题的会或培训会：这类会要求参加者彼此看得见以及看得见主持人或任何展示。这种会往往要求"共同负担"领导，座位的安排要便于鼓励个人参与和小组讨论。具有高度领导能力的人能成功地领导一个二十五人的讨论小组，但多数权威人士同意七至十二人的小组效果最佳。参加者团坐桌旁最为舒适。座位布置建议如下三种方式：

(1)圆桌式--如每个小组限于八人以下，而且无需使用黑板或其它展示品，就可用此种形式。主要的好处是参加者能彼此看得清楚。桌子不一定是圆桌。一张长方形桌，主持人坐在桌子的一头，便于使用黑板或其它展示品。但坐在桌子另一头的人稍有不利。

(2)马蹄形式--U字形可能是最普遍的形式。这种形式需要三张或三张以上的桌子排成U字形，主持人坐在离U字型一端稍远的第四张桌子。

对于一个十二人的会来说，这种形式的座位布置需要一间最小为6米×9米的房间。

(3)V字形式--这比U字形差些，但往往是唯一实际可行的解决方法。这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，但坐成直行的参加者就不能彼此看得很清楚。

讨论会：参加者如彼此认识，讨论会的效果就会更好些。如果参加者彼此陌生，则主持人和参加者都可用易于看见的名牌。

如果你的方案要求分别开几次会或分别有几个讨论小组，就让每次会议的主持人或发言人书面提出其特殊要求。负责物质安排的人就可以汇制核对清单，详细列明每次会议需要的家具和设备，并提供给每个发言人一份以便核实。这个清单在房间备妥后，还可以仔细检查。