单证员操作指导：电抄、函抄和其它非常用单据的制作（3）

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第三节　从国外拒付谈电抄、函抄及其它非常用单据的制作

电抄（包括电报、电传和传真）、函抄（即受益人证明）以及某些不常用单据（如船方证明、快邮收据和保函等）虽然并非信用证业务的主要单据，但其重要性和必要性同样不可等闲视之．下面就实务中，国外银行对这些单据所提＂不符点＂，谈谈它们制作应注意的问题．

一、电抄制作

电抄是卖方（出口商）在货物装运前后将货运详细情况（如货名、规格、数量、重量、金额、发运时间、到达时间、船名、柜号及装、卸货港等）通知买方（进口商）的电讯文件．它一般由标题、正文和签署三部分构成．实务中，常见的因电抄不符而导致拒付的主要有以下几种情况：

⒈日期、唛头遗漏

例①：CABLE COPY NOT SHOWING THE DATE

电报副本未显示日期．

例②：TLX ADVICE NOT DATE

电传通知无日期．

例③：TELEX OMITS SHIPPING MARKS

电传遗漏装运唛头．

这几例，主要是公司制单时，粗心大意，漏打日期、唛头而遭拒付．正确做法：必须注意打上日期，并按信用证要求显示唛头．

⒉货名、数量错漏

例①：P/COPY TLX FROM BENT TO APPLICANT OMITS COMMODITY

受益人给申请人的电传影印件省略了货名．

例②：COPY TLX SHOWS VESSEL TONNAGE 21888 TONS I/O SHOWS GOODS TONNAGE 152MT

电传副本显示船只吨位为21，888吨而非显示货物吨位15．2公吨．

例③：COPY TELEX ADVICE OMITS TONNAGE

电传通知副本省略了吨位．

上述几例，主要是公司制单时，一时疏忽，忘记打上货名，或张冠李戴，把吨位搞错而招来异议．正确做法：必须按照信用证要求准确打上货名和有关数量．

⒊号码、内容有误

例①：BNE'S FAX NOT SHOWING B/L NO

受益人传真未显示提单号．

例②：CONTAINER NO ON BENT TLX OMITS PREFIX FBZU

受益人电传中的柜号省略了前缀FBZU．

例③：FAX TO APPLICANT SHOWING L/C NO

致申请人的传真显示了信用证号．

例④：FAX COPY SHOWING CONTENTS OF POINT 1 DIFFER FROM L/C STIPULATED

传真副本显示第一点内容异于信用证规定．

这几例，主要是公司制单时，马虎大意，遗漏了有关号码，或画蛇添足，显示了不允许出现的号码；或者错打某些内容而遭拒付．正确做法：必须严格按照信用证规定显示相关号码，该显示则显示，不该显示则不必多此一举，同时，要注意准确显示信用证所需内容．

⒋签名、副本等不符

例①：COPY OF TELEFAX : NOT DULLY SIGNED BY MR TOMS PHILIPPS

传真副本未由菲利普·汤姆先生正式签署．

例②：PRESENT A DECLARATION OF COPY OF TELEX NOT THE TRUE COPY TELEX

提交了声明的电传副本而非真实的电传副本．

例③：SHIPMENT ADVICE IN TYPING SUBMITTED INSTEAD OF TELEX COPY

提交了打印的装运通知而非电传副本．

例④：PHOTO COPY TELEX DOES NOT SHOW ANSWER BACKS

电传影印件没有显示回呼号．

上述几例，主要是公司制单时，未能及时促使申请人代表在传真副本上签名，或未能提交证实确已发出电文的电传副本（即发电后自动打印留底且带有回呼号的副本）而遭异议．正确做法：必须按规定提交所需电传副本或传真副本，若信用证要求传真件需由申请人或其代表签署时，应提前联系修改，否则，应照办不误．

二、函抄制作

函抄是由卖方（出口商或受益人）应买方（进口商或申请人）要求，而出具的用于证实某项已办事情或事实（如寄出单据副本、发出装运通知、证明货物合乎要求等）的书面文件．它也是由标题、正文和签署三部分组成．实务中，常见的因函抄不符而招致拒付的主要有如下几种情况：

⒈标题、日期错漏

例①：BENEF'S CERTIFICATION I/O BENEF'S STATEMENT PRESENTED

提交了受益人证明书而非受益人声明书．

例②：BENEF'S CERT NOT DATED

受益人证明无日期．

例③：BENEF'S CERT SHOWING DOCS SENT TO APPLICANT NOT IMMEDIATELY AFTER SHIPMENT

受益人证明显示单据并非在装运后立即寄给申请人．

上述几例，主要是公司制单时，粗心大意，把标题名称搞错，或漏注日期；或者当信用证规定特定寄单时间时，显示不当日期而遭异议．正确做法：必须按信用证规定的单据标题（或函头名称）制作单据，并注意标明日期，且使其符合信用证特别要求．

⒉内容、签署有误

例①：BEN CERTIFICATES: DO NOT REFER TO L/C

受益人证明：没有参照信用证．

例②：BENEFICIARY CERTIFICATE －IN CERT NO2 DIFFER FROM L/C

受益人证明－－ 第2点证明与信用证不同．

例③：BENE'S LETTER SIGNED BY 'CHINA EXPORT BASES DEVELOPMENT CORP' I/O 'CHINA EXPORT BASES DEVELOPMENT GUANGXI CORPORATION'

受益人信函由＂中国出口基地发展公司＂而非由＂中国出口基地发展广西公司＂签署．

上述几例，主要是公司制单时，自以为是，不按信用证要求表达证明内容，或一时疏忽，错打受益人名称而导致拒付．正确做法；必须严格按照信用证规定表达有关证明内容，同时，在签署时，准确打上受益人名称，并正式签名．

三、其它非常用单据制作

某些非常用单据，诸如船方证明、快邮收据及保函等，尽管在一般信用证中出现的频率不多，但若来证要求提交时，也应慎重对待，切勿掉以轻心．实务中，常见的因上列单据不符而遭拒付的主要有以下几种情况：

⒈船方证明不符

例①：SHIPPING LINE CERT DOES NOT CONFIRM ALL DRUMS SEALED WITH SHIPPING COMPANY SEAL

班轮证明没有证实所有圆桶已由船方封口．

例②：SHIPPING CO CERT NOT WORDED AS PER L/C SHOWS SEALING I/O STUFFING AND FCL SEAL I/O FDL SEAL

船公司证明未按信用证措词，显示封口而非填塞，及整箱封口而非整桶封口．

例③：SHIPPING CERTIFICATE ISSUED AND SIGNED BY AGENT WHILE L/C CALLS SHIPPING CERTIFICATE ISSUED AND MUST BE SIGNED BY MASTER OF CARRYING VESSEL

船方证明由代理出具和签署而信用证要求船方证明必须由承运船船长出具和签署．

这几例，主要是船公司制单时，粗心大意，或自以为是，没有按信用证规定证实有关内容，或未由指定人签署而招致异议．正确做法：必须严格按照信用证规定证实和表达有关封口、堵塞等内容，同时，需注意由信用证指定人签发证明．

⒉快邮收据、保函等不符

例①：EMS RECEIPT SUBMITTED I/O CHINA COURIER SERVICE RECEIPT

提交欧洲快递公司收据而非中国特快专递收据．

例②：LETTER OF QUARANTEE NOT SHOW D/G

保函未显示统级．

例③：TEXTILE EXPORT LICENCE SHOW THIRD PARTY AS SHIPPER

纺织品出口许可证显示第三方为托运人．

上述几例，主要是公司未能按要求提交特定名称的单据，或者所交单据内容显示不当而遭拒付．正确做法：必须严格按照信用证要求提交特定单据，并注意使单据内容与信用证规定保持一致．

包装单据主要包括：装箱单、重量单、包装说明（PACKING LIST、WEIGHT LIST AND PACKING SPECIFICATION）等，是商业发票内容的补充，通过对商品的包装件数、规格、唛头、重量等项目的填制，明确阐明商品的包装情况，便于买方对进口商品包装及数量、重量等的了解和掌握，也便于国外买方在货物到达目的港时，供海关检查和核对货物。 也有的商品不需要包装，如谷物、矿砂、煤炭等，称之为“散装货物”（PACKED IN BULK）。而大多数商品必须加以适当的包装后才能装运出口，以保护该商品的安全。

常用的包装单据有以下几种：

1、装箱单（PACKING LISTA或 PACKING SLIP）；

2、重量单（WEIGHT LIST或WIGHT NOTE）；

3、尺码单（MEASUREMENT LIST）；

4、详细装箱单（DETAILED PACKING LIST）；

5、包装明细单（PACKING SPECIFICATION）；

6、包装提要（PACKING SUMMARY）；

7、磅码单（WEIGHT MEMO）；

8、规格单（SPECIFICATION LIST）；

9、花色搭配单（ASSORTMENT LIST）等。

包装单据并无统一固定的格式，制单时可以根据信用证或合同的要求和货物的特点自行设计，但包装单据应大致具备以下内容：

1、编号和日期（NUMBER AND DATE）；

2、合同号码或信用证号码（CONTRACT NUMBER OR L/C NUMBER）；

3、唛头（SHIPPING MARK）；

4、货物名称、规格和数量（NAME OF COMMODITY、SPECIFICATIONS AND QUANTITIES）；

5、包装件数及件号、包装件尺码（NUMBERS AND MEASUREMENT）；

6、包装类别（KINDS OF PACKING）；

7、货物毛净重（GROSS AND NET WEIGHT）；

包装单据一般不记载货物的单价和总价，因为进口商不想让实际买主了解货物的详细成本价格情况。

包装单据的作用一般是：

1、是出口商缮制商业发票及其他单据时计量、计价的基础资料；

2、是进口商清点数量或重量以及销售货物的依据；

3、是海关查验货物的凭证；

是公证或商检机构查验货物的参考资料

常见的单据如下： 商业单据 商业发票，装箱单； 重量单；产地证明书；数量单；受益人证明；质量证明书；电报抄本

运输单据 提单； 运货单据 船运公司证明； 邮包收据，保险单据 保险单 投保声明 政府单据 海关发票； 领事发票；进出口许可证，商检证书。

法律依据

根据《中华人民共和国票据法》

第二条 适用范围

在中华人民共和国境内的票据活动，适用本法。本法所称票据，是指汇票、本票和支票。

第三条 票据活动基本原则

票据活动应当遵守法律、行政法规，不得损害社会公共利益。

第四条 票据行为、票据权利与票据责任

票据出票人制作票据，应当按照法定条件在票据上签章，并按照所记载的事项承担票据责任。持票人行使票据权利，应当按照法定程序在票据上签章，并出示票据。其他票据债务人在票据上签章的，按照票据所记载的事项承担票据责任。本法所称票据权利，是指持票人向票据债务人请求支付票据金额的权利，包括付款请求权和追索权。本法所称票据责任，是指票据债务人向持票人支付票据金额的义务。

单据的英文如下：

document：

英/ˈdɒkjumənt , ˈdɒkjument/。美/ˈdɑːkjumənt , ˈdɑːkjument/。

n

文件;公文;文献;证件;(计算机)文档。

vt

记录，记载(详情);用文件证明(或证实)。

第三人称单数： documents复数： documents现在分词： documenting过去式： documented过去分词： documented。

记忆技巧：docu〔= doc〕教；观点 + ment 具体物 → 用于证实观点的物品 → 文件。

The document was a composite of information from various sources 

这份文件是不同来源信息的综合。

You should study this document with the utmost care 

你们对这个文件的研究应该慎之又慎。

She worked her way through the pile of documents 

她从头至尾处理了那一堆文件。

Press these two keys to switch between documents on screen 

按这两个键就可以在屏幕上的文件之间进行切换。

Causes of the disease have been well documented 

这种疾病的起因已有完备的记载。