公文写作中：1、贵局或贵单位2、你局或你单位。应如何运用？

公文写作中：“贵局或贵单位”、“你局或你单位”运用，既有专用属性，也有通用（或互用）属性。

一、“贵局或贵单位”体现了尊重、尊敬、礼貌、尊称等情感因素，一般用于对上级局、上级单位、系统与行业外的机关或单位的行文。有时为了体现尊重也用于同级机关或单位。

二、“你局或你单位”体现了平行、互存、转意、指令、指示的转意因素，一般用于对同级机关、同级单位、下级单位的行文。有时为了体现尊敬，在同级机关、同级单位行文中也可以用“贵局或贵单位”。

扩展资料：

一、公文写作要求

1、符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。

2、情况属实、观点明确、文字精练、条例清楚、层次分明、标点正确。

3、人名、地名、数字、引文要准确。日期一般要写具体的年月日。

4、数字，除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般用阿拉伯数字书写。

二、公文的作用

1、领导指导作用

2、联系公务作用

3、宣传教育作用

4、凭证依据作用

5、规范言行作用

三、公文写作的注意事项

1、照抄照转。

现在有些地方贯彻上级的文件，不是从本地、本部门实际出发，而是不管效果，照抄照转。这是一种极不负责任的态度。上级的文件是面对一定范围讲的，提出问题、解决问题一般是从普遍意义角度考虑的，一些地方的特殊情况不可能都照顾到。

有些问题的解决办法也不可能讲得很具体。这就要求下级机关和单位必须根据上级文件规定的原则、精神，结合本地、本部门的实际，提出具体的贯彻意见。

2、师出无名。

提出一个观点或提出一项政策，应当“师出有名”，有根有据。这种根据主要是党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示。不言而喻，贯彻中央部署，“根据”主要出自中央文件。

按照实际需要作出的部署，也要注意有理论根据、文件根据。即把提出的意见放在当时所处的政治大格局中去考虑，使所提出的意见既符合实际，又符合当时政治大格局的要求。

3、无的放矢。

公文为解决问题而制发，必须讲求针对性。否则，不会有任何实际作用。毛泽东在《反对党八股》一文中把“无的放矢，不看对象”列为党八股的第三条罪状，并在这一部分中巧妙地运用了一个典故，说“‘对牛弹琴’这句话，含有讥笑对象的意思。

4、朝令夕改。

按照马克思主义的观点，任何事物都不是一成不变的。政策也是这样，它也要随着时间、地点、条件的变化而发展变化。但政策又具有相对的稳定性和一定的连续性，而且这种稳定性和连续性直接关系全局的稳定、事业的发展。

正如我们平时常讲的：政策稳则人心稳，人心稳则全局稳，全局稳则事业兴。因此，起草公文时一定要从政治和全局的高度考虑问题，注意保持政策的连续性、稳定性。

5、用语失准。

用语必须准确，这是起草公文的基本要求。衡量公文用语是否准确，主要看概念是不是明确，判断、推理对不对。因此，在抽象概括某一事物时，首先要将事实搞清楚，然后再进行判断、推理，切实做到准确反映客观实际。

6、篇幅过长。

篇幅过长是目前许多地方和部门文件的一个通病。战争年代毛泽东同志曾经提出，“我们应该研究一下文章怎么写得短些，写得精粹些”。现在虽然不是战争年代，但各级的工作都很忙、压力都很大。本来各类文件、简报就很多，如果再让大家看篇幅过长的文件，这无疑是“雪上加霜”。

因此，很有必要提倡写短文。要压缩篇幅，很重要的要有“精品”意识。文件拿出初稿后，要逐字逐句地进行推敲，把可有可无的字、词、句删去，把令人生厌的繁言简化，把毫无实际意义的大话、套话、废话抹掉，努力做到既把好政治关，又把好文字关。

7、无物无序。

与此相对的是有物有序。有物有序是古人写文章所遵循的两条基本要求。“有物”就是要有内容，“有序”就是要有条理。现在一些公文这两方面都有缺陷。

-公文写作

　　一、要教学生学会观察　　写好作文，观察很重要。如何教会小学生观察呢？我认为，首先，要鼓励、培养小学生的观察兴趣。为了培养学生的观察兴趣，教师应该建议学生家长在家里给孩子开一个生物角，让孩子种下一粒大豆，再让他们观察一下大豆是怎样发芽的，需要多长时间才能发芽。让他们在家长的帮助下养一只小鸡，让他们观察小鸡是如何活动，如何发声的。这些生命都可以激发小学生的兴趣，发展他们敏锐的观察力，能使他们学会如何运用探索和好奇的眼光来观察世界。其次，要教会学生进行精细观察，在观察的同时要学会比较，善于找出同类事物的不同点和异类事物的相同点。这样就能让学生特别容易记住事物的特点与事物之间的差别。第三，要培养学生连续观察的习惯，因为有些事物在缓缓变化，如蝌蚪变青蛙的过程，颜色的变化，形体的变化（长腿、脱尾）。这些变化过程，仅观察一次是不够，只有连续观察才能了解事物发展的全过程。第四，要引导学生带着问题去观察。让学生带着问题通过观察找到答案，这样的观察大大增强了观察的目的性，学生的收获一定不同寻常。如果学生学会了观察，他们就会时时有新发现，时时有新问题，同时智力的发展也一定会更快更好。

二、要教学生学会体验

这里所说的体验，就是要多多地体验生活。“作文这件事离不开生活，生活充实到什么程度，才会做成什么文字”。一个人生活在社会上，他的每一天，肯定会遇到许多事，碰到许多人，如果能把碰到的人和遇到的事写下来，也许就是一篇不错的作文。学生作文多以记叙为主，而记叙的内容就是生活在自己身边的人和事，学生的生活多丰富感受就有多深刻。有了丰富的生活，有了深刻的感受，学生在作文时，材料就能信手拈来，事理就能触类旁通。要做到这些，就必须让学生多经历一些事情：买自己的学习用品、帮家长做家务、支配自己的零用钱、安排自己的课余时间、捐款、跟朋友一起春游等。在作文训练中，让学生接触社会，触摸大自然，学会与人打交道，让学生在生活中长知识、受教育、获启发。像叶圣陶大师说的“生活犹如泉源，文章犹如溪水，泉源丰盛而不枯竭，溪水自然活泼地流个不停歇”。在作文训练中，只有摆正“流”（作文）与“源”（生活）的关系，我们才能用情感的波澜、生活的需要，激起学生倾吐（写作）的欲望。

三、要教学生学会阅读

常言道：阅读是写作的起步。阅读的好处是①能够加强词语的积累；②能够加强精彩片断的积累；③能够加强写作方法的积累；④能够加强写作素材的积累；⑤能够大大提高写作能力。所以学习语文，练习写作就不可能离开阅读。既然如此，我们就应该引导学生掌握阅读的方法，提高阅读的质量。具体的做法是：让学生专门准备一个用于阅读的摘录本，可以摘录一些自己所读文章中的精彩片断，并将其分门别类，如写景类的（按季节、按早中晚、按自然现象——晴天、阴天、雨天、雪天、雾天、刮风、扬沙等）；写人类的（按性别、按年龄、按人的表情——喜、怒、哀、乐等）；文章写法类的（好的开头——开门见山、好的结尾——画龙点睛、好的过渡——衔接紧密、好的照应——前后呼应等）等。最好能够做到每摘录完一本，给其编上目录，以方便以后查阅。作为语文教师，一定要对学生的摘录本经常进行查阅，加强督促，以使学生持之以恒。

四、要教学生学会日记

日记，不但灵活方便，且为小学生易于接受和理解，还极容易让小学生的口头语言变为书面语言。所以，大多语文教师把日记当成小学生写作训练的有效手段，而学生也则把日记当作自己的倾诉的对象。写日记，不像写其他文章有诸多的限制，它要求学生将自己生活中的所见、所闻、所感写下来就行。所以，我们提倡学生看到什么就写什么，想到什么就写什么，不必有太多顾虑，要敢于表达、善于表达，有话时写得长一些，无话时写得短一些，要抒写自己的真实感受，要表达自己的真情实感。这样的日记就是活生生的、就是有血有肉的、就是有价值的。我们要注重指导学生把日记当作自己的倾吐对象，把写日记当作倾诉机会，让日记来分享学生自己的酸、甜、苦、辣。小学生虽然年龄小，但同样有血、有肉、有感情，他们需要与人分享生活和学习中的成功与快乐；他们需要找一个对象倾诉生活和学习中的不快与困惑，特别是伤心时，他们会把日记当作最好的倾诉对象，借每天写日记的机会来倾诉自己的喜、怒、哀、乐。这样，日记就成了学生的伴侣，成了学生的知交，通过日记分享自己的一切，对学生的健康成长大有裨益。所以我们一定要充分利用好日记，对学生进行有目的、有计划、有针对性地训练，这样学生的习作水平就一定会得到提高。

五、要教学生求真立诚

求真、立诚对作文来说，是一项最重要的要求。所谓求真，就是在习作中要有真意，要说自己的话，不说假话，不说空话。所谓立诚，是说在习作中要诚实地说自己的话，要老老实实，实事求是。一个人，只有“诚于中”才能“形于外”；只有为人真诚，才能说真话，讲真情，这不仅仅是作文的问题，同时也涉及到做人的问题。因此，我们在作文教学中，既要教学生如何作文，又要教学生如何做人；既要不断提高学生的作文水平，又要重视其正确价值观的引领。

一、准确

(一)认真辨析词义

西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。这话用于公文写作，倒是比较确切的。

在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。

(二)讲究语法和逻辑

公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。

首先，句子成份要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成份，其中主语、谓语、宾语是主干成份，定语、状语、补语是辅助句子成份。对于每一个句子来说，主干成份也不是必不要少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成份。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。

其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通顺。

其三，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。

二、简练

(一)用语精确，一以当十 来源：考试大

在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表达出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思想和情感，至于文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补，结果反而是“言愈多而理愈乱”。

古代公文写作中的“情”与“理”

魏朝时曹丕认为文章是“经国之大业”，虽然当时的文章主要是指公务文书，但足以说明文章在社会中的作用和影响。

古代公文读来如行云流水，水到渠成，丝毫没有厌倦之嫌、生僻之感，甚至认为是美文佳句，且相互的传抄和背诵，只因那是作者用自己的心声写出来的，是怀着自己的情来论理；现代公文看似规范标准，有固定的格式，有公文写作规范条例的指导；有的公文，甚至可以原文套用，仅仅需要改动一下署名，僵硬的格式，老套的言语，读来实在是味如嚼蜡，让人心中作恶，美文更是无从谈起了。

古人写文章特别重视“情”、“理”，即“晓之以理，动之以情”。文学创作中的“言为心声”自然不必说，在公文写作时，古人也很重视“情”、“理”的恰当运用。今天我们主要讲的就是“情”、“理”在古代公文中的应用。

那么古人是如何做到情理并用的呢？

首先，古代公文写作有一定的历史背景。我们知道在中国古代，有严格的封建礼教和等级制度的约束，在行文处事时有很多繁文缛节的章程需要遵守，久而久之就有中国古代的文风色彩。如汉代的公文，文风古朴，受到后人推崇，宋人真德秀说：“两汉诏令，辞气蔼然，深厚尔稚”；晋朝末年的公文，“文章竞为浮华，遂以成俗”；南北朝的公文，“博士买驴，书纸三卷，不见驴字”；西魏的公文，尚书苏绰认为：“近代以来，文章华靡，逮于江左，弥复轻薄，洛阳后进祖述不已”等等。几乎每个朝代都有自己的行文风格，我们这里不说各个朝代公文行文的长短裨益，我们说的是公文写作在古代有自己的历史的、社会生活背景，人们不能任性而为之。

其次，古代公文写作要有人情味。文章是人写给人看的，双方需要的是情感的交流与互动，人非草木，需要的共鸣。我们不妨随便拿一个简单、常用的请假条为例，来对比一下古今公文之差异。下面是选自明代张溥辑《鲍参军集》的一篇《请假启》。

臣启：臣居家之治，上漏下湿。暑雨将降，有惧崩压。比欲完葺，私寡功力，板锸绹涂，必须躬役。冒欲请假三十日，伏愿天恩，赐垂矜许，干启复追悚息。谨启。①

全文连带标点共有72个字，然而却字字带情，句句含理。不是说古代公文没有格式，人家也有，而且是更加规范的行文要求。由于是行政上行奏请文体，所以开头必须署上“启闻”，末尾必须署上“谨启”，类似与当今我们使用的请假条开头的“尊敬的××”，结尾的“请批准”字样。

作者鲍照，出身寒族，在六朝门阀制度下，世族当道，寒门难有出头之日，鲍照以寒素之身，凭借诗才走上仕途，并且享有“清新庾开府，俊逸鲍参军”的美誉，实属不易。仕途上鲍照只是个小小的书吏，即使学富五车，也要自觉地收敛自己的文才。“为文多鄙言累句”，以讨好君主，让君主“自谓物莫能及”。

从这封《请假启》里，我们不难看出鲍照不得不请假的原因、请假的假期时限，以及有理有节的行为礼数。读来让人觉得请假合情合理。另外，据心理学家分析，在人的感情世界深处，均藏匿着自尊、好胜、虚荣的本能，实际上也是人的一种潜能。如果他人能对此予以恰当的触发激励，便会使这种主观能动性最大程度地发挥出来。在《出师表》中，诸葛亮之所以能劝动资质愚昧的刘禅，是因为诸葛亮既在“深追先帝遗诏”上与刘禅产生情感共鸣，又以自身励精图治的精神激发起刘禅心中微弱的好胜心。

尽管鲍照处于社会混乱状态下的南北朝时期，统治者即使再昏无能，但对于一个年过半百（鲍照当时已五十二三了）的朝官，面对居家“暑雨将降，有惧崩压”的危宅，却要“躬役”，而且，用语是如此的谨慎谦恭“伏愿天恩，赐垂矜许”，让人顿生恻隐之心。这样一封《请假启》能不“准奏”吗？孟子曰:“中心悦而诚服矣。”②寻求情感上的共鸣是一种高超的“攻心”策略。而“攻心”讲究的是以情感人，可见“怎一个‘情’字了得”？

再次，古代公文写作要有“释理”。以理方能服人。这里的理，就是公文在写作时不能完全凭借自己的主观兴趣，想到哪里写到哪里，即使写得再感人肺腑，如果不合常理、不合事理、不合法理，也将得不到应有的效果。

“释理”即阐明道理。这一点非常重要,因为不能指望每个人会理解所有的道理。每个人都会因其环境和自身修养等因素,形成某种较为固定的观点和立场。这种观点和立场往往支配这个人的行为。如果某种事物与这个人的观点和立场不符,那么这个人的正常反应便是与该事物相斥。作为社会人必定或多或少具有这一特性,即使领导者也不会例外。对其“释理”,就是使之排除原有观点和立场的干扰,理解和接受请示提出的建议主张。

春秋战国期，著名的历史事件“触龙说赵太后”,就是成功“释理”的例证。事情的大概是这样的：“赵太后新用事，秦急攻之。赵氏求救于齐。齐曰：‘必以长安君为质，兵乃出。’太后不肯，大臣强谏。太后明谓左右：‘有复言令长安君为质者，老妇必唾其面。’”③意思是，国家需要赵太后最疼爱的儿子到齐国做人质，此举虽于国有利，但亲情哪肯割舍，赵太后执意不允，国家形势危急。为救国难，左师触龙冒着杀头的危险前来进谏。事关国家安危，触龙必须进谏成功，所以他非常注意策略方法。他不是直接同赵太后谈论正题，而是先致问候，以息太后之怒。

左师公曰：“老臣贱息舒祺，最少，不肖；而臣衰，窃爱怜之，愿令得补黑衣之数，以卫王宫。没死以闻！”太后曰：“敬诺。年几何矣？”对曰：“十五岁矣。虽少，愿及未填沟壑而托之。”太后曰：“丈夫亦爱怜其少子乎？”对曰：“甚于妇人。”太后曰：“妇人异甚。”对曰：“老臣窃以为媪之爱燕后，贤于长安君。”曰：“君过矣，不若长安君之甚！”左师公曰：“父母之爱子，则为之计深远。媪之送燕后也，持其踵为之泣，念悲其远也，亦哀之矣。已行，非弗思也，祭祀必祝之，祝曰：‘必勿使反！’岂非计久长，有子孙相继为王也哉？”太后曰：“然。”④

接着将话题转到各自儿女的前程问题，有意触动太后的心事，然后再通过讲述赵国及其他各国历代王侯的兴衰，阐明君王的后代只有为国出力才能受百姓爱戴，才能继承并巩固其王位的道理。原文如下：

左师公曰：“今三世以前，至于赵之为赵，赵王之子孙侯者，其继有在者乎？”曰：“无有。”曰：“微独赵，诸侯有在者乎？”曰：“老妇不闻也。”“此其近者祸及身，远者及其子孙。岂人主之子孙则必不善哉？位尊而无功，奉厚而无劳，而挟重器多也。今媪尊长安君之位，而奉之以膏腴之地，多予之重器，而不及今令有功于国；一旦山陵崩，长安君何以自托于赵？老臣以媪为长安君计短也，故以为其爱不若燕后。”太后曰：“诺，恣君之所使之！⑤

终于说服太后，同意儿子去做人质，国家转危为安。

最后，古代公文写作要“情”“理”并用。刘勰在《文心雕龙·体性》理解为：“夫情动而方形，理发而文见，盖沿隐以至显，因内而符外者也”。 可见，“情”“理”并用被当成作家的内在精神结构。情是作者主观的内在感情，故有“言为心声”，“文如其人”；理是作者客观的外在陈述，故有“有理走遍天下，无理寸步难行”。只有做到内外结合、主客观兼顾，才是古代公文行文的至高境界。这一点诸葛亮的《出师表》不失为范例，我们可以仔细体会其中的匠心独运，这里我就不再具体阐述了。

现代人办事注重的是效率，认为一些情理上的话无关紧要，所以干脆不要。殊不知，人的视觉是会疲倦的，我们不否认现代公文的简单、明了、规范的优点，但是我们不得不认识到古代公文中有情有理的话说了，但是却没有丝毫的累赘和拖沓之感，我们也不得不承认现代社会的人情味正在慢慢淡化。所以，一篇至情至理的公文，不但不会降低办事效率，相反会增强人际间的情感，进而提升办事效率。在追求“以人为本”的现代和谐社会中，公文的写作也该“情”、“理”并用。

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公文的写作过程，大致可分为酝酿准备、草拟初稿、修改定稿三个阶段。每一个阶段都有需要注意的事项。

一、酝酿准备阶段：要胸有成竹

“凡事预则立，不预则废”，公文写作动笔之前，也要对其有一个完整、可靠的规划和准备。事先准备充分与否，直接影响以后写作的进度和质量。公文写作的准备既包括内容，也包括形式，要通过充分的酝酿准备，达到对整篇公文胸有成竹。具体来说，公文写作的准备应从以下几方面着手。

（一）明确“为什么写”——主旨目的要明。公文是公务活动中传情办事的工具。每一篇公文的发出，都有其特定的作用，也就是公文所要达到的目的。写一篇公文，首先要明确这篇公文是要达到什么样的目的。根据公文写作的目的来确定公文所要表明的主要观点、主张，即公文的主题。

（二）把握“写什么”——材料搜集要全。“巧妇难为无米之炊”，有无丰富的写作材料和参考资料，对于一篇公文的成败，起着十分重要的作用。搜集材料要在“全”字上下功夫。要找全需要运用和参考的有关资料。全方位地掌握了解资料后，思想观点就会更加客观，方法步骤就会切实可行，写作起来也会游刃有余，写出的公文才能丰满充实。

（三）确定“怎样写”——谋篇布局要细。谋篇布局，就是围绕主题把有关内容组织成篇的过程。谋篇布局需要确定三个方面的内容：

一是定格式。要根据公文的主旨和目的，确定公文的发文对象，选择适当的文种。

二是定结构。要为公文建框搭架，即撰写写作提纲。写作提纲至少要解决如下问题：一是要进一步确定中心论点和写作思路；二是要确定总体结构、段落层次；三是要选择主要材料和骨干事例；四是要初步拟出文章的大小标题；五是要基本确定文章的开头、结尾和论证方式。

三是定重点。要根据文章的主旨目的，确定哪一部分应详写，哪一部分应略写。上述三个方面确定之后，剩下的就是文字工作了。

二、草拟初稿阶段：要一气呵成

准备工作好比是“十月怀胎”，起草环节则是“一朝分娩”。初稿写作要一气呵成才能高效率地完成写作任务。

（一）身心俱入。撰写公文，也需要一种发自内心的写作欲望。公文写作者应当力求变被动为主动，形成一种“我要写”的心理状态。缺乏写作欲望的时候，就达不到呼之欲出的境界，只有成竹在胸，才能激发写作热情。

（二）一气呵成。初稿只是个“胚胎”，还有待修改，所以初稿写作时不必过于拘谨，尽可能写得丰厚一些，放开来写，根据主题表达的需要，做一些必要的调整。写作时遇到难点不要停笔，“跳过”继续往下写。一气呵成的文章，往往能文气贯通，思路畅通。

（三）不离主旨。执笔者在写稿时，在观点、结论、主张等公文的思想、主题方面要按照既定方针，不能随心所欲地改变和无限度地发挥，对自己的思想要有所收束，不能让它代替领导和集体的意图。

三、修改定稿阶段：要双向审改

作为执笔者，在修改公文时，既要站在行文者的角度，又要从受文者的角度对公文进行审改。

（一）要站在行文者的角度检验公文的准确性。对公文的修改，要从大处着眼，小处落笔，先检查公文的主旨材料、通篇结构是否有毛病，然后从字、词、句、段逐一进行检验修改。

1 看主题是否正确，表达是否清楚。首先检查主题是否正确，是否符合有关法规、方针政策等等。主题正确了，再看主旨是否表达清楚，文章的思想性是否与主旨相统一。

2 看结构是否合理。修改时应检验结构布局是否完整合理，有无残缺脱漏；段落层次是否分明并合乎逻辑；过渡照应是否恰当；开头结尾是否得体等等。

3 看选材是否正确、典型。根据写作目的和公文主旨的需要，对初稿选用的材料要认真检验核实。对虚假失实的材料要坚决舍弃；材料空洞贫乏的应适当补充以使主旨基础坚实。

4 看语言是否精当，标点符号是否规范。初稿形成后，要逐字逐句推敲语言，删繁就简。同时，用词要准，是否公文的语体特色。另外，还要检查标点符号使用是否恰当，有无错别字等。这些看似细枝末节，但如果造成疏漏，就会使受文者产生误解或引发歧义，甚至出现重大错误。

（二）要站在受文者的角度检验公文的可行性。执笔者在修改公文时，还要从受文者的角度出发，对公文内容的正确性、可行性和指导性进行检验。

一要查政策界限是否正确。每件公文规定要做什么，不要做什么，应当怎么做，政策界限必须正确，否则，在执行中必然会产生偏差。

二要查措施办法是否明确具体。要重视检查“工作交代”是否明确。凡请示的文件，均须写明情况和自己的要求及意见，并写明希望何机关何人何时答复何项问题。凡指示的文件，对各级的要求，亦应规定明确。

三要查措施办法是否可行，各方面有无抵触。文件提出的实现目标的措施和解决问题的方法必须切实可行，否则，就可能成为一纸空文，达不到行文目的。

最后，公文完成后要注意查明下列问题：

提出措施、方法的理由是否充分，它与客观条件是否符合，在行文范围内是否有普遍指导意义。同时，要检查文件的内容与上级发布的方针、政策、规定等是否保持一致，与同级平行机关的有关规定、办法有无抵触，与过去本单位制定的有关政策规定是否有矛盾。如有不一致的地方，要根据情况进行修改或适当处理。另外，还要查看文稿本身的标题和内容、观点和材料之间有无自相矛盾、互相抵触的地方。以上三点得到全面解决，才能有效推动受文者自觉地按公文要求行动，促进公文目标的实现。

（来源：秘书工作杂志）

1写好书信的基本要求是什么？

　答：写好书信的基本要求是：

　思想明确。写信是和别人沟通思想，交流信息，商量事情，协调行动，只有意向明确，态度诚恳，才能使别人易于理解自己，信任自己。专用书信也要意向鲜明，情词恳切，力戒态度暧昧、言不由衷的浮词套语。

　叙述清楚。写信时所述事情都要清楚明白，切不可转弯抹角，写得晦涩难懂。专用书信更应叙说明白。交待清楚，让对方能充分了解，便于做出决定。

　内容具体。各类书信在叙述事情、提出要求、回答问题时，一定要写得具体、确切，尽可能详尽。一些条款式的专用书信，有几条写几条，也要具体、明确。

　语言得体。写信所用语言、语气要视不同的对象、用途和内容而异。

　2专用书信和一般书信有何区别？

　答：专用书信和一般书信的区别是：

　（1）专用书信常有标明性质的标题，有的还在标题前加上标题内容的修饰语。一般书信没有标题。

　（2）专用书信的收信人的称谓可写在开头第一行，也有的写在正文之后另起一行顶格，还有的写在正文中。一般书信的收信人的称谓均写在开头第一行。

　（3）不少专用书信，为表示慎重，要在具名处加盖公章。一般书信除单位写的外，一般不必用章。

　3我国行政公文有哪几类几种？

　答：按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月21日修订、1994年1月1日起施行的我国行政公文有十二类十三种，即：命令（令），议案，决定，指示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。

　4简述行政公文写作的基本格式。

　答：可将行政公文格式的各组成要素分为公文的文头、行文、文尾三部分。

　文头部分：公文文头也称版头。这一部分包括公文格式代码、份号、秘密等级、紧急程度、文件名称、发文字号、签发人等，位于公文首页上端。

　-公文格式代码，又称文件检索代码，是公文分类的标记，由九位阿拉伯数码组成，标注在公文首页版头左上角，作为公文自动化检索用。

　-份号即公文编号，是指一份具体文件在该文件总印数中的顺序编号，位于版头左上角、公文格式代码下方，一般由六位阿拉伯数字码组成，数字不足规定数时，前面用“0”补齐。

　-秘密等级，即公文的保密级别，分“”、“机密”、“秘密”三个等级。位于文件版头左上角份号下方。还应在信封上标明。

　-紧急程度，分“特急”、“急件”两等，写在文件左上角，秘密等级下方；还应在信封上标明。

　-文件名称，即公文名称。由制定文件的机关名称加上“文件”两字组成，机关名称要用全称或规范化简称，一般用套红的大号长微软雅黑字印在首页顶端中间。

　-发文写号，是由发文机关编排的文件代号，位于文件名称的正下居中，包括机关代字、年份、序号三部分；无版头的公文，其发文字号位于标题的右下方。

　-签发人，指核准并签发文稿的机关负责人，一般供上行文用，与发文字号在同一行上。标注时，将发文字号从居中位置移向左侧，右侧书写签发人，并签上姓名。

　在发文字号下面，标题上面还有一条间隔横线，这是把文头部分与行文部分分隔开来的一条红线。行政文件就标一条红色横线，党的文件在红色横线中间醒目的印有一颗红五角星。

　行文部分：也称正文部分。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注等。

　-标题，位于间隔横线正下方居中，主送机关之上，字体大于正文，小于文件名称。完整的公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成。

　-主承送机关，也即是收文、受文机关，是公文主要接收和承办的机关，顶格写在标题与正文之间一行的左侧，并加上冒号。

　-正文，是文件的主题和核心部分，位于主送机关的下一行，首句空两格写。一般分为开头、主体和结尾三部分。

　- 附件，是正文的有机组成部分，可分为两类：一类是对正文起补充说明或印证参考作用的，附在正文之后，在正文与发文机关或成文时间之间的左侧空两格写上“附件”或“附”字样，后加冒号，再注明附件顺序和名称。另一类是借助公文（如命令、通知、报告等）颁发的规章制度以及向上级机关报送或向下级机关批转（或转发）的文件，直接附印在正文后面。

　-发文机关，是公文的法定作者，位于正文或附件的右下方，同正文和附件之间应有一定的间隙，以便用印；最末一个字也不要与正文中各行右边最后一个字并齐，一般以缩回四五个字为宜，以求错落有致。

　-成文时间，指文件形成的时间，写在发文机关的下一行，稍向右错开，最末一个字也不要与各行右边最后一个字并齐，一般以缩回两三字为宜；没有具名发文机关的，成文时间写在正文的右下方。

　-印章，是公文正式成文的标志，要端正、清晰地盖在发文机关和发文时间上，上不压正文，下要骑年盖月。

　-附注，用以说明公文中其他项目无法说明的各项事项，位于成文时间的左下方，加圆括号。

　文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发标记等。

　-主题词，是提示公文内容、性质、隶属关系的高度概括的规范词，由名词或名词性词组组成。位于文尾部分上端，左侧顶格先写“主题词”三字，并加冒号，后从左至右依次排数个名词或名词性词组，词与词之间空一个字的位置。

　-抄送机关，位于主题词下方、印发标记上方，用黑线隔开，左侧空一个字先写“抄送”两字，并加冒号，再写明抄送的机关。

　-印发标记，即印发说明，是指文件情况的说明记载，包括文件印发单位名称、印发日期和印发份数，位于主题词或抄送机关下方，黑线隔开。印发机关、印发日期写在同一行靠左右两端，行首、行尾各空一个字，上下各划一条黑线，黑线右下方写上印发总数，并加圆括号。

　5简述调查报告的写作要求。

　答：调查报告的写作要求是：

　- 深入调查，充分地掌握材料。调查研究是写好调查报告的基础、前提和先决条件。调查研究所用的时间，一般说来要比写作的时间多。掌握材料要充分全面，直接的、间接的，历史的、现实的、点上的、面上的，赞成的、反对的，都要了解掌握，典型事例、统计数字，正面的成功经验、反面的失败教训都要听取占有。同时还要讲究调查方法和调查技术。除了开调查会、个别交谈等传统方式外，更要积极运用抽象调查法、民意测验法、专家论证法等现代调查方法以及电子计算机技术。

　- 认真研究，科学的分析材料。调查的目的是为了研究问题，得出科学的结论。因此，对于得来的材料要进行科学分析、综合研究，去粗存精、去伪存真，鉴别真伪，使其科学化、系统化。进行分析研究，在思想上必须以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论为指导，坚持党的四项基本原则。正确的指导思想保证了分析研究的正确与敏锐。

　-确定主题，精心地选择材料。选择材料要越精越好，原则是围绕主题，突出主题，实现观点与材料的统一。首先要选择典型事例。材料有无典型意义，主要看是否有代表性，能否有力、贴切、生动地说明观点。其次要提供确切数据，精确的数字统计可以从定性分析与定量分析的有机结合上揭示事物的本质和规律，增强对于事物性质特点界定的精确性与可比度，具有更大的概括力、说明力、表现力。但有时还需要用概括的语言加以说明或讲一点背景材料来突出数字的价值。再次要运用对比材料。可以是今昔对比、新旧对比、正反对比、好坏对比、成败对比等。第四要合理布局，恰当地安排材料标题要写得朴实、具体、明确。正文分为开头、主体、结尾三部分。开头部分，要求开门见山，提纲挈领，紧扣主题。主题部分，按照内容，一般有四种写法。一是按照事物性质归类，并列地从几个方面来组织材料的“横式结构”，也称“并列结构”；二是按照事物发生、发展的先后顺序安排材料，分成几个互相衔接的层次，层层分析说明的“纵式结构”；三是遵循作者或读者认识活动的规律，从事务的外部情况入手，逐层深入地揭示事物的内在联系的“递进式结构”；四是“综合式结构”即兼用上述几种结构相互交错，穿插配合。结尾部分，要求简明扼要，意尽即止。

　此外，调查报告的语言要准确、简洁，用词要恰如其分，不讲空话、大话、套话，还要注意语言的形象性，生动性。

　6简述章程、条例的写作要求和注意事项？

　答：章程的写作要求：章程一般由标题、通过的会议名称及日期、正文三部分组成。标题，由制定的机关、团体或组织名称加上文种“章程”组成。通过的会议名称及日期，在标题下面加圆括号写明通过章程的会议名称和通过的日期，年、月、日都应写清楚。正文有两种写法：内容比较丰富的章程，有的前面写“总纲”，作为全文的统率，其后分章分条加以叙述。

　有的章程主要由三个部分组成：总则，着重说明制定本章程的原因、依据、目的、适用范围等，带有序言性质；分则，着重阐明章程的具体内容；附则，一般说明通过、公布、施行的时间和有关权限等。内容比较简单的章程，一般就分条款来写。

　撰写章程要注意：一是符合政策、规定。二是内容系统、周密。三是条理明确、清晰。四是词语精当、质朴。

　条例的写作要求：条例一般由标题、发布者及时间、正文三部分组成。

　正文一般有两种写法：一是采用列条叙述方法，把目的和根据作为第一条，接着写条例的具体条规，实施说明放在最后一条或几条。二是根据各部分内容间的逻辑关系来看，可分为总则、分则和附则三个部分。

　撰写条例要注意：一要符合党和国家的方针、政策，符合宪法和法律；二是在内容上要注意，直陈、直叙、明确、完备，着重说明应该怎样做和不应该怎样做，无须多发议论和讲道理；三是条例所用语言文字应该简洁明了、朴实庄重，防止重复和歧义，以更好地体现内容的政治、思想力量。

　7通报有哪几种？怎样写表扬性通报？

　答：通报按内容分有表扬性通报、批评性通报、情况通报三种：

　按形式分，有直达式通报、转述式通报两种。

　表扬性通报写法，正文一开始有个前言，简要写明发通报的背景、依据、通报的内容和做出的决定，也有的通报不写前言。紧接着叙述典型事实，事实一要清楚、明白，二要重点突出，并对此做出恰如其分的议论、分析，在此基础上做出表扬决定。最后发出号召，提出希望，号召学习的先进事迹应紧紧扣住事实部分而不要空发议论。

　8报告有哪几种？怎样写专题报告。

　答：报告按制发目的和呈报要求分，有呈报性报告和呈转性报告两类；按内容分有汇报性报告、建议性报告、答复性报告、呈送性报告四种，其中汇报性、答复性、呈送性三种报告属于呈报性报告一类，而建议性报告则属于呈转性报告。

　专题报告写法，要先对汇报、反映的专项工作情况作一番总述，得出总的结论，然后再详细叙述具体，按取得的成绩（或经验）、采取的措施（或做法）、存在的不足（或问题）、下一步做法的顺序安排结构。

　9请示在什么情况中使用？

　答：请示一般在以下情况中使用：属于上级明确规定必须经请示批准后才能办理的事项，如干部任免、财务开支、基本建设、工程立项、机构调整等；工作中遇到困难，自身难以解决，需要上级支持、帮助的事项；工作中遇到新情况、新问题而又无章可循，但又需要办理的事项；对有关方针、政策、指示精神不甚明确，要求上级进一步阐明的事项；因本单位情况特殊，一时难以执行上级统一规定，需要变通处理的事项；本单位意见分歧，无法统一，难以开展工作，要求上级给予裁决的事项，等等。上述情况都要事先请示，千万不能“先斩后奏”，也不能边斩边奏“，再不能”斩而不奏“，这是组织性、纪律性的问题。

　10函有哪几种？怎样写去函？

　答：函根据使用范围和性质，可分商洽函；询问函、申请函、答复函四种，前三种是去函，也叫问函、发函、来函；后一种是复函，也叫回函。

　去函的写法，开头简述去函的原因、目的；主体以陈述事项为主，要写明商洽、询问、请求的有关事项，内容集中，一函一事，并提出希望或要求；结尾，按是否要回复的要求用不同的惯用语，用词语气要谦和诚恳，平实得体，也不要用客套话和寒暄语。

　11事务文书和法定公文的异同。

　答：相同点：都是在公务活动中广泛使用的，都具有较强的政策性、规范性和针对性。

　不同点：

　（1）从作者身份看，公文的法定作者是各级领导机关、单位或其***；而事务文书的作者可以是具体职能部门，也可以是机关工作人员。

　（2）从格式规范看，公文有国家规定的严格统一的法定格式，有严格的制作权限、行文规则和处理程序；而事务文书的格式是约定俗成的惯用格式，不像公文那样有严格的要求，也没有严格规范的制作权限、行文规则和处理程序。

　（3）从实际作用看，公文具有很高的权威性和约束力，其法定作用极其明显；而事务文书只有参考和指导作用，而不具有法定作用。

　（4）从行文方向看，公文可以单独形成文种，用“红头”文件直接发布且有固定的行文方向；而事务文书常借助某种公文作为载体发布，行文方向也十分灵活。

　（5）从表现手法看，公文以说明为主，兼用叙述和议论；而事务文书在结合运用上述三种表现手法的同时，可以适当运用描写等手法。

　12调查报告有哪几种结构方式？

　答：调查报告的结构方式有四种：一是按照事物性质归类，并列地从几个方面来组织材料的“横式结构”，又称“并列结构”；二是按照事物发生、发展的先后顺序安排材料，分成几个互相衔接的层次，层层分析说明的“纵式结构”；三是遵循作者或读者认识活动的规律，从事物的外部情况入手，逐层深入地揭示事物的内在联的 “递进式结构”；四是兼用上述几种结构，相互交错，穿插配合的“综式结构”。

　13总结正文要写明哪些内容？

　答：总结正文要写明以下内容；

　基本情况的回顾。写在开头，简单叙述基本情况，包括进程、背景、效果和收获等。

　成绩、做法、经验和体会。这是总结的主体部分，一般是通过对基本情况进行综合分析研究后，比较详细、具体地阐述所取得的成绩、主要做法和具有典型意义的经验、体会，但也有的总结，把经验、做法作为一部分来写，着重阐明成绩表现在哪些方面，是怎样取得的；有的总结，只写经验、体会或原因，而把成绩、做法融合其中。至于经验和体会，两者没有什么严格的区别，常常是写了经验就不写体会，写了体会也就不写经验了。

　存在问题和今后方向。有些总结，在阐明成绩、经验之后，还要指出存在的问题，并说明今后如何发扬成绩，吸取教训，克服缺点，继续前进，但这些内容一般都写得非常简单。

　14简报在内容上的写作要求是什么？

　答：简报在内容上的写作要求是：

　一要真，即内容要真实、确切。简报所反映的人和事绝不能虚构，也不能只报喜不报忧。当然，允许综合归纳，提炼浓缩，加工整理，其目的是为了更加确切反映客观事物的本来面貌。

　二要新，即材料要新型、典型。简报力求为人们提供新情况、新经验、新问题，为此，要认真分析，选好角度，善于捕捉和传播新的信息，展示事物的最新状态和发展趋势，善于找出那些对上级或同级单位具有参考价值的、对基层单位具有指导作用的典型材料，用准确、生动的语言，写出有新意的简报来。

　三要快，即反映要迅速、及时。简报是机关文书中的“轻骑兵”，特别讲究时效，在收集信息、整理材料、编发等各个环节上要有强烈的时间观念，要求快写、快编、快审、快印、快发、快报。为此，编写简报一定要思想敏锐，具有高度的工作责任心，善于在一般中见特殊，细微处察秋毫，善于跟踪、捕捉各种信息，去挖掘领导所关心的、急需了解的材料或线索。

　四要简，即文字要朴实、简练。简报是“千字文”，要用最少的文字表述最丰富的内容。还要注意选题要精，一事一报；选材要严，要以最简练的语言说明最重要的问题；编印期数也不宜大多。

　15何谓计划“三要素”？

　答：计划的“三要素”是：目标（做什么）、措施（怎么做）、步骤（何时完成）。目标（做什么），这是计划要达到的工作目标和完成的任务，也是计划努力的方向，要写得明确、具体；措施（怎么做），这是执行计划时所采取的措施和办法，也是实现计划的保证，要切实可行；步骤（何时完成），这是对计划进度的具体安排。也是实现计划的工作程序和时间安排，要写得符合实际。

　16签订合同要贯彻哪些原则？

　答：签订合同要贯彻平等、合同自由、公平、诚实信用、公序良俗（即公共秩序和道德）原则。

　17经济合同的通用条款有哪些方面？

　答：经济合同的通用条款有：当事人的名称或者姓名和住所，标题，数量，质量，价款或者报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等。

　18撰写条例要注意些什么？

　答：撰写条例时要注意：一是条例具有法规性质，在撰写时要符合党和国家的方针、政策，符合宪法和法律；而且要从实际出发，实事求是；贯彻民主集中制，充分发扬民主。二是写好条例，在内容上要注意直陈、直叙、明确、完备，着重说明应该怎样做和不应该怎样做，无需多发议论或讲道理。三是条例所用语言文字应该是简洁、明了、朴实、庄重的；防止重复和歧义，这样才能更好地体现内容的政策、思想力量。

　19简述公文发文字号的组成和写法。

　答：公文的发文字号，位于文件名称的正下方居中，包括机关代字、年号、顺序号三部分。如“沪府发25号”就表示这是上海市人民政府一九九七年发出的第二十五号文件。两个或两个以上机关联合发文，只要标明主办机关的发文字号即可。

　20简述公文标题的组成与写作方法。

　答：公文标题，位于间隔横线正下方居中，主送机关之上，要写得准确、简要、明了，字体大于正文，小于文件名称，一般由发文机关、事由、文种三部分组成，如《国务院办公厅关于发布{国家行政机关公文处理办法）的通知》这一公文标题中，“国务院办公厅”就是发文机关，“关于发布《国家行政机关公文处理办法》”就是事由，通知“就是文种。

　21公文的“主送机关”一项标写位置及注意事项

　答：主送机关，也即收文机关，是公文主要接收和承办的机关，顶格写在标题与正文之间一行的左侧，并加上冒号。上行文的主送机关，特别是请示的主送机关，一般只写一个，对需要同时报送的另一个或数个上级机关，可以用抄报的形式。下行文的主送机关，可以有一个或数个，如对下级请示的回复，主送机关就是那个请示的机关；而上级机关对下级机关发布的普发性文件，主送机关则有数个，甚至包括下属所有机关，在这种情况下，主送机关常常使用泛称。

　22简报的标题拟制有哪些要求？

　答：标题，是简报的眼睛。拟题要就实避虚，尽可能做到准确、简洁、新颖、有吸引力，使人一看就知道简报的大致内容。有的也可加副标题。

　23简报按语的写法。

　答：内容重要的简报，常要写个简短的按语，说明编发这份简报的原因或目的，以引起读者的重视。按语多数是根据单位领导同志意见撰写的，具有指导的性质，如有的按语就写“根据XXX同志意见，现将这份简报转发如下，供各部门参阅”；有的则是提纲挈领地把简报的重点、中心突出来，达到强调、宣传的目的。按语写在报头部分间隔红线之下；标题之上，左右页边不要与正文并齐，一般每行各缩进两三个字。

　24简报正文的基本写法。

　25，演讲稿为什么要注意情、理、事的交融？

　答：作为一种宣传、教育群众的手段，演讲既需要以理服人，也需要以情感人。然而，道理是较抽象的，感情是较内在的，直接的说理和抒情过多，内容就容易显得空泛。所以，演讲者要善于借助于具体生动的事例或其他感性材料来表现感情，说明道理。

　26演讲稿语言的生动性主要表现在哪两个方面？

　答：演讲稿语言的生动性主要表现在：

　首先是形象与幽默。这是指用形象的语言来表达抽象的概念和道理，用讽喻、夸张、双关等修辞手法来增强语言的趣味性，使听众在听演讲时不感到枯燥乏味，在笑声中得到启发和教育。

　其次是机警与精炼。演讲要发人深省，产生激动人心的效果，就需要有深含哲理和警策的动人语句，要不时地爆发出耀眼的思想闪光。因此，在演讲稿的写作中，要善于引用现成的名言警句或创造出意义深邃精辟的语句。

　27演讲稿结构的一般要求。

　答：这里简单讲讲演讲稿开头、中间和结尾的一般写作要求。

　开头。有人借用戏剧演出的“镇场”效果来要求演讲稿的开头，是很有道理的。当然，演讲与戏剧“镇场”的方式是不同的，它主要依靠语言本身的魅力，或高屋建瓴地提出发人深省的问题，或设计一种使人关注的情境或悬念等等，把听众带入演讲者可展示的天地之中。

　主体。这部分内容主要是反复阐明演讲的中心问题，用有限的篇幅；将问题谈清楚、谈透彻。因此，从结构上说，这部分内容就需要讲究条理性和严密性

　结尾。比较简单，一般是以精警有力的语言提出鼓动和期望，或以发人深思的语言去催人思考等。

　28调查报告主体部分的三种写法。

　答：调查报告的主体部分，按照内容，一般有三种写法。一是按照事物性质归类，并列地从几个方面来组织材料，这种结构，能使文章条理清晰、观点突出。二是按照事物发生、发展的先后顺序安排材料，分成几个互相衔接的层次，层层分析说明，这种结构能使文章脉络清楚，有助于读者了解事情的来龙去脉。还有一种是遵循作者或读者认识活动的规律，从事物的外部情况入手，逐层深入地揭示事物的内在联系。